Rapat online dengan teknologi video conferencing kini sudah hampir menggantikan cara konvensional sepenuhnya. Meskipun beberapa kantor sudah ada yang buka dan menerapkan work from office, namun mereka tetap mengadakan rapat secara online setelah mengetahui apa saja manfaat dan kemudahannya.
Memang ketika pandemi baru mulai dan sedang parah-parahnya di Indonesia, semua kantor dipaksa beradaptasi dengan teknologi meeting online ini. Bahkan bukan hanya di dalam negeri, semua negara yang terpapar virus corona juga ikut beradaptasi pada masalah yang sama.
Sejak saat itu, kantor-kantor yang menerapkan meeting online semakin banyak baik di dalam maupun luar negeri.
Apa Kelebihan Rapat Online Dibandingkan Cara Lama?
Pada awalnya, meeting online hanya dilakukan karena kita tidak punya pilihan lain. Namun kini, setelah kondisi berangsur-angsur membaik, kantor yang menerapkan rapat online justru semakin banyak karena telah mendengar manfaatnya dari orang lain.
Berdasarkan situs CommuniCloud, salah satu kelebihan dari online meeting adalah efisiensi dari segi waktu, uang, dan tenaga.
Untuk lebih lengkapnya, mari kita bahas apa saja kelebihan rapat online berikut ini.
1. Lebih Efektif Dibanding Meeting Lewat Telepon
Sebelum video conferencing menjadi tren di kantor-kantor, sudah ada metode meeting secara virtual dengan menggunakan telepon yang disebut conference call. Sama seperti video conferencing, cara tersebut juga digunakan ketika para karyawan dan staff harus rapat namun tidak bisa bertemu.
Namun meeting melalui telepon sudah tidak efektif lagi. Justru membuat hasil meeting jadi tidak bisa tersampaikan dengan baik.
Sebab dengan cara ini, kita tidak bisa tahu siapa yang berbicara tanpa melihat ke layar. Selain itu, dengan video conferencing para partisipan juga bisa melihat wajah dan ekspresi masing-masing, yang mana sangat penting ketika berhubungan dengan bisnis dan relasi.
2. Meningkatkan Hubungan Antara Tim Tanpa Harus Bertemu
Meeting online tidak hanya bisa dilakukan ketika para petinggi ingin membicarakan hal yang penting saja. Para karyawan dan tim juga bisa menggunakan teknologi ini ketika mereka ingin membahas proyek yang sedang dikerjakan atau ingin menjaga hubungan dengan kolega saja.
Selama mengerjakan tugas masing-masing di rumah, kebanyakan anggota tim akan merasa seperti mereka bekerja sendirian. Hal ini bisa membuat hubungan antar tim menjadi renggang yang akhirnya memengaruhi kinerja mereka sebagai tim.
Mengingat tidak semua orang dalam tim punya waktu luang yang sama untuk hangout atau sekedar makan bersama untuk meningkatkan bonding, mengadakan rapat online bisa jadi jalan keluar alternatif terbaik saat ini.
3. Menghemat Biaya Operasional Meeting
Ketika mengadakan rapat secara konvensional, setidaknya Anda perlu menyediakan konsumsi dan biaya untuk ruangan. Perusahaan memang sudah punya budget sendiri untuk masalah operasional ini. Namun di masa ketika ekonomi dan daya beli masyarakat sedang tidak stabil, akan lebih baik jika perusahaan menghemat pengeluaran untuk hal-hal yang bisa dihindari.
Jika mengadakan rapat online, biaya yang perlu disiapkan oleh penyelenggara hanyalah akun Zoom Meeting saja, yang mana harga per bulannya tidak lebih dari 300 ribu.
Saat ini internet juga sudah bukan jadi masalah lagi, sebab sudah banyak provider yang menyediakan internet murah bahkan khusus untuk online meeting menggunakan Zoom dan aplikasi lainnya.
Bagaimana Cara Melakukan Rapat Online yang Lebih Efektif?
Karena masih ada beberapa orang yang mungkin belum terbiasa menggunakan video conferencing untuk rapat online, kami punya sedikit tips yang bisa Anda lakukan agar meeting jadi lebih efektif dan nyaman.
1. Manfaatkan Fitur Penjadwalan di Google Calendar
Untuk Anda yang belum tahu, aplikasi video coneferencing memiliki fitur dimana Anda bisa menandakan jadwal meeting menggunakan Google Calendar. Dengan begitu, ketika waktu meeting sudah dekat, akan muncul notifikasi di HP setiap partisipan sebagai pengingat.
Cara ini hanya bisa dilakukan bila partisipan menggunakan email yang sama ketika mendaftar ke room tersebut bila menggunakan form pendaftaran. Atau jika meeting dijadwalkan oleh staff, maka admin alias host-lah yang mengatur siapa saja partisipan yang nantinya akan menerima notifikasi di kalender mereka.
2. Temukan Aplikasi Meeting Online Terbaik
Demi rapat online yang lancar, tentunya para admin dan host harus paham betul dengan aplikasi video conference yang mereka gunakan.
Seperti yang Anda tahu, ada banyak pilihan aplikasi meeting online yang bisa digunakan saat ini. Salah satunya adalah Zoom dan Google Meet. Nah, berikut ini kami akan sebutkan beberapa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing aplikasi.
Untuk Zoom, berikut ini adalah keuntungan yang bisa Anda dapat.
Fitur lebih banyak
Tampilan aplikasi yang mudah untuk dimengerti
Harganya lebih murah dan banyak pilihan paketnya
Sudah ada partner resmi untuk membeli paket Zoom yaitu Kayreach
Bisa digunakan di komputer, laptop, maupun HP tanpa kendala meskipun dengan spesifikasi yang rendah
Kualitas suara dan video tidak akan terganggu ketika sinyal tidak stabil
Sedangkan untuk Google Meet, kelebihan yang bisa dirasakan adalah:
Bisa dihubungkan dengan beberapa layanan Google lainnya
Gratis untuk meeting selama 60 menit
Tidak banyak fasilitas, sehingga tampilannya lebih to-the-point
Memang masih ada banyak aplikasi lainnya yang bisa digunakan seperti Skype, WebEx, dan lain-lain. Tapi Anda tidak perlu menguasai semua aplikasi. Cukup temukan satu yang dirasa paling cocok dan pelajari seluruh fitur di aplikasi tersebut agar semua fasilitas bisa dimanfaatkan semaksimal mungkin.
3. Sapa Semua yang Hadir Dalam Meeting
Anda pasti sering menemukan partisipan meeting yang hadir di dalam room, tapi tidak menyalakan video, tidak berbicara sedikitpun, dan tidak menulis komentar di chat. Untuk meeting external hal tersebut mungkin bisa dimaklumi karena ia hanya ingin dengar isi dari rapat saja.
Tapi untuk rapat internal, khususnya yang berhubungan dengan team bonding, kebiasaan seperti ini akan membuat orang menjadi malas ikut rapat online.
Oleh karena itu, cobalah sapa semua yang hadir dalam meeting, sehingga mereka paling tidak akan membalas sapaan dan berbicara sedikit. Sedangkan untuk rapat eksternal, sapa setiap partisipan dari pihak luar saja untuk menghormati sekaligus untuk memulai rapat dengan small talk.
4. Jangan Memperlama Durasi Meeting Jika Semua Pesan Sudah Tersampaikan
Rapat online dari rumah bukan berarti semua orang punya waktu luang dan bisa bersantai-santai setelah meeting. Justru, beberapa dari mereka mungkin ada yang sambil mengurus anak, membersihkan rumah, atau sambil memasak.
Setelah lebih dari 1 atau 2 jam, tugas lain sudah menanti mereka di rumah. Oleh karena itu, segera akhiri meeting jika memang sudah tidak ada pesan yang ingin disampaikan atau pembicaraan sudah selesai sepenuhnya.
Dikutip dari situs Learnlight, meeting online yang efektif adalah 15 hingga 45 menit. Karena berbeda dengan meeting secara langsung, menatap layar dalam waktu lama sambil berbicara bisa membuat mata jadi cepat lelah dan fokus mulai hilang.
Bagaimana Cara Membuat Rapat Online Lancar di Kantor?
Untuk rapat online yang diadakan di kantor, dibutuhkan perangkat yang lebih canggih dan lengkap. Apalagi jika kantor Anda sering mengadakan rapat tiap cabang dengan kantor pusat. Oleh karena itu, arsitektur Unified Comunication yang baik akan sangat membantu jalannya meeting.
Umumnya, perangkat yang dibutuhkan oleh kantor yang sering mengadakan video conferencing dengan kantor cabang lain adalah:
Ruangan khusus untuk online meeting
Multi tracker camera sesuai dengan ukuran ruangan atau jumlah kursi yang ada dalamnya
Computer codec system
Speaker dan microfon
Meeting room scheduling system untuk meeting yang dilakukan secara rutin setiap bulan
Kayreach menjadi salah satu perusahaan yang berpengalaman dalam membuat arsitektur untuk video conferencing di kantor dan perusahaan. Mereka sudah bergerak di bidang ini selama lebih dari 10 tahun dan melayani klien dari lembaga dan institusi BUMN maupun swasta.
Dan seperti yang sudah disampaikan sebelumnya, Kayreach adalah official Zoom Parnter yang ada di Indonesia. Sehingga seluruh arsitektur akan dihubungkan menggunakan Zoom agar lebih mudah untuk dioperasikan.
Jadi untuk anda yang masih belum terbiasa melakukan rapat online atau bahkan belum coba sama sekali, kami sudah menjelaskan apa saja kelebihan dan cara membuat online meeting jadi lebih efektif. Silahkan coba terapkan sendiri tips di atas untuk merasakan perbedaannya.