Walaupun sudah disediakan secara gratis, masih banyak pengguna yang belum memanfaatkan fitur breakout rooms zoom dengan maksimal. Kebanyakan bahkan belum tahu apa itu fitur break out. Padahal fitur merupakan salah satu fitur sangat membantu baik ketika belajar maupun rapat perusahaan.
Zoom memang punya banyak fitur yang jarang diketahui penggunanya. Sebab kebanyakan orang, khususnya masyarakat Indonesia, hanya tahu aplikasi Zoom hanya bisa digunakan untuk meeting saja. Mereka belum tahu bahwa ternyata ada fitur breakout rooms yang bisa membagi partisipan menjadi kelompok lebih kecil dengan room sendiri.
Oleh karena itu, dalam kesempatan kali ini kita akan belajar cara mengaktifkan fitur breakout rooms dalam Zoom dengan cara memanfaatkannya.
Apa Itu Breakout Rooms?
Sebelum mempelajari cara menggunakannya, tentu kita perlu tahu apa itu fitur breakout ini. Dikutip dari situs resmi Zoom, fitur breakout rooms adalah salah satu fitur yang bisa membuat host alias orang yang memulai meeting membagi partisipan menjadi kelompok meeting yang lebih kecil.
Jika Anda ingat di masa sekolah, fitur ini mirip dengan momen ketika guru menyuruh murid di kelasnya untuk diskusi kelompok dengan membagi satu kelas ke dalam kelompok-kelompok kecil.
Ketika mengaktifkan fitur breakout rooms di Zoom, maka partisipan akan terbagi ke beberapa kelompok yang jumlah anggotanya bisa ditentukan oleh host.
Breakout rooms di Zoom bisa membagi hingga 50 kelompok dalam satu meeting. Anggota-anggota kelompok bisa dipilih secara manual oleh host atau secara otomatis alias acak oleh aplikasi.
Tiap ruang kecil yang dibuat disebut "Ruang Obrolan". Partisipan juga bisa keluar atau masuk ruang obrolan yang mereka inginkan dengan bebas. Sehingga satu supervisor bisa melihat bagaimana jalannya diskusi di satu ruang obrolan dan ruang lainnya.
Ketika diskusi kelompok sudah selesai, semua ruang obrolan bisa langsung bersatu ke dalam satu meeting lagi secara otomatis. Sehingga tiap kelompok bisa mengutarakan hasil diskusinya dengan disaksikan oleh partisipan lain seperti biasa.
Syarat Menggunakan Fitur Breakout Rooms
Salah satu alasan kenapa belum banyak masyarakat Indonesia yang belum pernah mengaktifkan breakout room ini mungkin karena mereka belum update aplikasi Zoom ke versi terbaru.
Sebab, ada beberapa syarat untuk bisa menggunakan fitur ini, di antaranya:
Host atau admin harus memiliki akun
Semua peserta harus menggunakan Zoom versi 5.2 atau lebih baru
Jika ada peserta yang belum update aplikasi Zoom yang mereka gunakan ke versi terbaru, maka mereka tidak akan bisa masuk ke room atau ruang obrolan yang dibuat.
Selain itu, jumlah partisipan yang bisa masuk ke dalam ruang obrolan juga dibatasi berdasarkan banyaknya ruang obrolan yang mau dibuat. Misalnya:
20 ruang obrolan tambahan bisa diisi hingga 500 partisipan per room
30 ruang obrolan tambahan bisa diisi hingga 400 partisipan per room
50 ruang obrolan tambahan bisa diisi hingga 200 partisipan per room
Bagaimana Cara Membuat Breakout Room di Zoom?
Sebenarnya membuat ruang obrolan di aplikasi Zoom tidak sesulit yang Anda kira. Tapi jika Anda belum pernah mencobanya sama sekali, berikut ini kami punya sedikit panduan yang bisa digunakan.
Cara Buat Breakout Room di Zoom
Untuk membuat ruang breakout, ikuti langkah-langkah berikut ini.
Pertama, buat meeting instant atau scheduled meeting seperti biasa
Kemudian klik Breakout rooms
Pada tahap selanjutnya, Anda bisa memilih ingin memasukkan partisipan secara otomatis, memasukan secara manual, atau membiarkan partisipan yang memilih sendiri mau masuk ke room mana
Setelah itu, klik Create Breakout rooms
Sampai tahap ini ruang baru sudah terbuat. Tapi partisipan tidak akan langsung dikirim ke ruang masing-masing.
Cara Mulai Breakout Rooms
Untuk memulai ruangan baru yang sudah dibuat, ikuti langkah berikut ini.
Klik Option atau simbol gerigi
Kemudian Anda bisa melakukan kustomisasi dulu terhadap ruang obrolan yang sudah dibuat, seperti opsi agar partisipan bisa memilih ruang sendiri, opsi agar partisipan bisa kembali ke room utama kapan saja, opsi untuk menutup ruang tambahan setelah waktu yang sudah ditentukan, opsi agar partisipan langsung dipindahkan ke ruang tambahan secara otomatis, dan opsi timer
Setelah selesai menggunakan kustomisasi, klik Open All Room untuk memulai Breakout Room
Ada satu hal yang wajib diperhatikan ketika melakukan kustomisasi ini. Yaitu pada opsi pemindahan partisipan dari meeting room utama ke room obrolan.
Jika Anda tidak mengaktifkan opsi pemindahan partisipan otomatis, maka partisipan harus mengonfirmasi atau join ulang ke room yang baru. Beberapa partisipan mungkin belum mengerti tentang permintaan partisipan sebelum masuk. Sehingga mereka tidak memilih dan menyetujui permintaan.
Jika partisipan tidak memilih dan menyetujui permintaan, maka beberapa akan ada partisipan yang jadi ketinggalan meeting.
Oleh karena itu baiknya opsi permintaan partisipan sebelum masuk ditiadakan saja dengan mencentang opsi pemindahan partisipan otomatis.
Cara Menempatkan Peserta ke Breakout Room
Seperti yang sudah dikatakan sebelumnya, ada beberapa cara untuk partisipan yang mau masuk ke dalam ruang meeting. Yang pertama adalah dengan dipilih secara otomatis alias assign automatically, dengan membiarkan peserta untuk memilih sendiri, atau dengan menempatkan peserta secara manual.
Nah dalam bagian kali ini, kita membahas cara jika Anda ingin memasukan secara manual alias assign manually.
Pada breakout rooms pertama klik kanan untuk mengaktifkan fitur Assign
Kemudian pilih partisipan yang ingin dimasukan ke dalam room tersebut
Setelah breakout rooms pertama, klik kanan untuk mengaktifkan fitur Assign di room yang selanjutnya
Setelah selesai assign manually semua room, nantinya setiap partisipan akan menerima notifikasi permintaan masuk ke breakout rooms.
Semua yang telah menyetujui permintaan partisipan untuk masuk akan langsung masuk ke room yang sudah disediakan. Tetapi yang belum menyetujui permintaan partisipan akan tinggal di meeting Zoom utama dan tidak bisa diskusi sampai semua partisipan kembali lagi ke meeting tersebut.
Pesan ini juga tidak akan muncul jika Anda membagi pertemuan dengan pembagian partisipan secara otomatis dan mengaktifkan opsi pemindahan partisipan otomatis.
Fasilitas dalam Breakout Rooms
Setelah tahu bagaimana cara membuat breakout room, sekarang mari kita pelajari apa saja fitur dan fasilitas yang bsia dimanfaatkan di dalamnya. Berdasarkan situs Harvard University, inilah fasilitas yang bisa memaksimalkan sesi pertemuan Anda.
Mengirim Message to All
Message all adalah fitur dimana co-host atau host bisa mengirim pesan broadcast ke semua breakout rooms. Caranya, ikuti langkah berikut ini
Klik ikon menu pada Breakout rooms
kemudian pilih Broadcast Message to All
Tulis pesan yang ingin Anda kirim
Klik Broadcast
Nantinya setiap partisipan akan langsung melihat pesan yang Anda kirim di kolom chat. Perlu diingat, jika Anda menulis chat di kolom salah satu breakout room, maka room yang lain tidak akan bisa melihatnya.
Ask for Help
Selanjutnya ada fitur breakout room yang sangat berguna untuk kegiatan belajar, yaitu Ask for Help. Sesuai dengan namanya partisipan bisa memanggil host atau guru ke dalam sesi pertemuan Zoom mereka untuk meminta bantuan.
Untuk menggunakan Ask for Help, partisipan perlu mengikuti langkah berikut.
Klik ikon "?" atau tulisan Ask for Help di sesi pertemuan mereka
Kemudian klik Invite Host
Setelah peserta mengirim Ask for Help, akan muncul notifikasi di layar Zoom host atau co-host. Anda hanya perlu klik "Join Breakout Room" untuk menanggapinya.
Meninggalkan Breakout Room dan Masuk ke Sesi Utama
Setelah diskusi selesai, peserta bisa meninggalkan sesi dan masuk ke sesi utama atau langsung keluar dari aplikasi Zoom. Caranya:
Klik Leave Breakout Room
Kemudian pilih ingin masuk ke sesi utama atau keluar Zoom
Sebagai host Anda juga bisa membuat timer berapa lama sesi breakout tersebut ingin dibuat. Misalnya dalam 15 menit semua sesi breakout akan ditutup dan semua peserta akan kembali ke sesi utama.
Ternyata masih banyak fitur dalam aplikasi video conference Zoom yang belum kita gunakan secara maksimal. Padahal Breakout Room Zoom ini sangat membantu kegiatan belajar agar lebih mirip layaknya ketika belajar di kelas. Oleh karena itu, cobalah gunakan fitur ini ketika Anda sedang membutuhkannya. Dapatkan paket Zoom sesuai kebutuhan Anda baik untuk kebutuhan perusahaan maupun pribadi dari Kayreach sebagai Zoom official partner Indonesia.